In de structuren van Thuiszorg (PSAD) is de telefoon alomtegenwoordig. Maar wanneer het een “zwarte doos” blijft zonder traceerbaarheid, wordt het een bron van gevaar. Niet alleen voor de organisatie, maar in de eerste plaats voor de mannen en vrouwen die haar draaiende houden.
Voor professionals belast met het installeren en opvolgen van medische hulpmiddelen, wordt de afwezigheid van een betrouwbaar organisatorisch geheugen duur betaald. Hier zijn de 5 grote risico’s, gerangschikt naar impact op het dagelijks leven van de teams.
1. Het Psychosociale Risico (Mentale Belasting en Burn-out)
Dit is het meest onmiddellijke en destructieve risico. Organisatorische vaagheid is een krachtige stressgenerator. Voor een coördinator is niet weten of zijn collega de oproep van de voorschrijver heeft behandeld of dat de patiënt is gewaarschuwd, angstaanjagend. “Heb ik het goed genoteerd?”, “Moet ik terugbellen?”. Deze permanente onzekerheid dwingt teams tot een uitputtende hyperwaakzaamheid. De gebreken van het systeem moeten compenseren met het eigen geheugen leidt rechtstreeks naar cognitieve verzadiging en burn-out. Traceerbaarheid is niet alleen een controlemiddel, het is in de eerste plaats een middel voor mentaal comfort.
2. Het Klinische Risico (Patiëntveiligheid)
Dit is het directe gevolg van overbelasting van de teams. Een patiënt meldt een alarm of intolerantie. Als deze oproep “on the fly” wordt aangenomen door een overbelaste medewerker en niet wordt genoteerd, gaat de informatie niet omhoog. Vergeten is geen gebrek aan professionalisme, het is vaak een symptoom van vermoeidheid. Maar de gevolgen voor de patiënt kunnen ernstig zijn. De eis: Elke melding moet mechanisch worden getraceerd om de geest van de ontvanger te bevrijden.
3. Het Juridische Risico (Aansprakelijkheid)
In geval van een geschil, hoe bewijst u uw goede trouw? Zonder gedetailleerd oproeplogboek, is het uw woord tegen het zijne. Werken met dit zwaard van Damocles (“En als men mij aanvalt?”) voegt een latente druk toe op de hulpverleners. Een “schone” en feitelijke oproepgeschiedenis (“Oproeppoging 1”, “Oproep 2 - Afspraak gemaakt”) is een professionele levensverzekering die het mogelijk maakt om met een gerust hart te werken.
4. Het Financiële Risico (Verlies van tijd en inkomsten)
Onvolledige administratieve dossiers (ontbrekende voorschriften, niet-ondertekende documenten) zijn vaak gekoppeld aan vergeten telefonische herinneringen. Dit genereert een dubbele straf: een betalingsachterstand voor de structuur, en een administratieve werkoverbelasting voor teams die “achter het papier aan moeten rennen” in de urgentie, wat het gevoel van overstroming nog versterkt.
5. Het Risico “Persoonsgegevens” (Grijze Zone)
Uit gemak en gebrek aan tools, noteren velen patiënteninfo op onbeveiligde dragers (post-it, papieren agenda, persoonlijke telefoon). Naast de niet-naleving van de AVG, plaatst dit de werknemer in een ongemakkelijke positie van professioneel “knutselwerk”. Beschikken over solide en veilige tools waardeert het beroep op en stelt gerust over de vertrouwelijkheid van de uitwisselingen.
De Oplossing: Traceerbaarheid als QWL-tool (Kwaliteit van Werkleven)
Het gaat er niet om bureaucratie toe te voegen. Het gaat erom geheugens te verlichten.
Een applicatie zoals MemoCall Pro beantwoordt aan deze uitdagingen door te automatiseren wat kan:
- Automatische geschiedenis: Het systeem onthoudt “wie en wanneer”, niet u.
- Snelle kwalificatie: Een tag (“Urgentie”, “Technisch”) om moeiteloos te sorteren.
- Samenvattende notitie: Een paar woorden om uw hoofd leeg te maken van de info.
Door deze gegevens te structureren, transformeert u een bron van stress (de oproepstroom) in een betrouwbare werkondersteuning, die vooral de mentale gezondheid van uw medewerkers beschermt.